Бизнес-консалтинг по управлению документами

Мы предоставляем уникальный комплекс услуг на всех этапах автоматизации бизнес-процессов управления документами: от подготовки до внедрения и сопровождения.

Подготовка

  • Обследование бизнес-процессов управления документами и регламентирующих документов компании «как есть»
  • Сбор и обобщение требований по совершенствованию бизнес-процессов
  • Аудит существующих информационных систем
  • Определение функциональных и технических требований к системе управления документами, выбор ключевых технологий
  • Идентификация требований законодательства, относящихся к бизнес-процессам и информационным системам управления документами клиента
  • Определение ключевых рисков, связанных с внедрением системы управления документами
При проведении обследования часто оказывается, что каждое подразделение компании по-своему понимает цели и ожидаемые результаты проекта

Оценка

  • Определение и приоритезация критериев оценки ИТ-решений, их производителей и поставщиков
  • Формирование «короткого списка» ИТ-решений и подрядчиков
  • Запрос коммерческих предложений, организация демо-сессий и референс-визитов
  • Планирование и бюджетирование проекта
  • Подготовка конкурсной документации
  • Организация и проведение тендеров
Каждый рубль, потраченный на консалтинг на этапе подготовки проекта экономит в среднем 5 рублей на этапе реализации

Реализация

  • Реинжиниринг бизнес-процессов, разработка регламентов и процедур с учетом автоматизации и перехода к безбумажному документообороту
  • Аудит и контроль качества проектных решений
  • Разработка и оптимизация форм отчетности
  • Формирование матриц ролей и полномочий
  • Разработка политики применения ЭЦП
  • Разработка процедур миграции данных, интеграции и управления нормативно-справочной информацией (НСИ)
  • Сбор и подготовка НСИ к загрузке в систему
  • Разработка Программы и методики испытаний
  • Тестирование и приемка системы и проектной документации

В большинстве случаев подрядчик, внедряющий систему,ожидает, что работа по изменению бизнес-процессов будет осуществлена клиентом самостоятельно

Внедрение

  • Разработка должностных инструкций, пользовательских руководств и интерактивных видеокурсов
  • Организация и проведение учебных семинаров, аттестация персонала
  • Формирование службы поддержки (Service Desk)
  • Подготовка маркетинговых и информационных материалов
  • Организация и проведение мероприятий по информированию персонала
  • Разработка схем мотивации, направленных на использование новых и отказ от применения старых практик работы с документами
  • Периодическая оценка удовлетворенности пользователей
  • Разработка рекомендаций по развитию системы

75 % от общего числа неуспешных проектов внедрения обусловлено не техническими аспектами внедрения (Источник: Boston Consulting Group, 2002)


Новости

Группа Optima объявляет о завершении проекта по модернизации системы электронного документооборота в ОАО «Томскгазпром».Система электронного документооборота была реализована на базе новой версии платформы OPTIMA-WorkFlow. 


Вернуться к списку услуг
© 1990-2014 Группа Optima
121059, Москва, ул. Киевская д.7
+7 (495) 363-36-53
info@optima.ru